ERP, qu'est-ce que c'est ?

Les ERP (en anglais Enterprise Resource Planning), aussi appelés Progiciels de Gestion Intégrés (PGI), sont des applications dont le but est de coordonner l'ensemble des activités d'une entreprise autour d'un même système d'information.

En général, avant la mise en place d'un ERP, chaque service dans l'entreprise a son propre système d'information. Les liens entre ces différents systèmes sont compliqués et parfois inexistants, ce qui provoque des doubles saisies, déperdition de données... avec toutes les conséquences néfastes pour l'entreprise. Un ERP évite donc les doublons, les informations divergentes entre divers services, offre un outil multilingue et multidevises, permet un meilleur suivi du processus, maîtrise des stocks, normalisation de la gestion RH bien adaptée à des entreprises ayant à gérer plusieurs sites dispersés géographiquement.

Puis-je avoir un ERP dans mon entreprise ?
Les ERP ont des fonctions standard qui s'adaptent aux principales règles de gestion des entreprises (achats, ventes...). Il es néanmoins possible de les adapter en réalisant des développements spécifiques par exemple. Mais cette solution est souvent couteuse et techniquement risquée car pouvant impacter sur tous les modules. La solution préconisée est donc de revoir les règles de gestion spécifiques pour les adapter au progiciel. Cette solution demande une analyse préalable des processus et une bonne conduite du changement car les employés en général ne sont ni préparés à de nouvelles règles de gestion, ni prêts à abandonner les logiciels utilisés.

Combien cela va me coûter ?
Le budget de mise en place d'un ERP dépend du nombre d'utilisateurs et de modules. Il faut aussi considérer le coût des : infrastructures et du matériel, licences, ressources humaines internes et externes éventuelles selon l'organisation du projet.

Quelles sont les phases d'un projet ERP ?
- étude préalable et rédaction du cahier des charges
- préparation et réalisation de tests
- formation des utilisateurs et accompagnement vers le changement
- transfert des données de tous les anciens systèmes vers le nouveau et contrôle de la reprise correcte des données.
NB : Chaque phase fait appel à des compétences spécifiques.

Quels sont les principaux ERP ?
Il en existe 2 sortes :
1) Propriétaires, ils sont édités par des sociétés et nécessitent l'achat d'une licence. On peut citer par exemple parmi les principaux du marché mondial : SAP, Peoplesoft, Oracle et SAGE.
2) Open-source, ils sont gratuits mais il faut inclure dans le calcul du coût d'acquisition total : les frais de maintenance et d'assistance technique. Quelques exemples : Aria, OpenBravo, Compiere et ERP5.

Quelle application en achats ?
Dans ma fonction de Responsable Achats, j'ai notamment coordonné la mise en place et customisation du module MM (Material Management) de SAP (*) dans 8 sites en France. Ce projet pilote devait servir de modèle européen. Les sites français utilisaient au moins 7 systèmes différents pour la gestion des achats et des finances. J’ai constitué et coordonné un groupe de travail pluridisciplinaire et multiculturel (services internes concernés et consultants externes). La méthode employée a parfaitement réussi et a été appliquée comme prévu aux autres sites européens du groupe.
Principaux bénéfices :
- Harmonisation des flux entre services/unités
- utilisation plus aisée et fiable des statistiques (base de données commune au groupe)
- optimisation logiciels/matériel (moins de systèmes et de maintenance)
- Intégration des dépenses hors de contrôle.

(*) MM (Material Management) est le module logistique de SAP. Il gère les achats d’articles et les mouvements de stocks (entrées, sorties et transferts). Il permet en particulier le calcul des besoins, la gestion des achats et des réapprovisionnements mais aussi des demandes d’achat et des contrats. MM gère aussi les emplacements magasin (WM Warehouse Management) et contrôle les factures d’achat.