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Voici les principaux éléments de base à prendre en compte lors de la rédaction d'un cahier des charges :
- Désignation des articles ou services (attention aux définitions complexes et parfois incohérentes issues d'exigences de plusieurs parties isolément),
- Quantités (souvent demandées ponctuellement, cela ne permet pas de gérer les stocks correctement ni de profiter des effets de volume par exemple),
- Délais (les services utilisateurs imposent souvent des délais trop courts pour permettre aux fournisseurs de proposer l'article/service le plus performant).

Un cahier des charges mal préparé peut avoir de graves conséquences sur :

a) L'appel d'offre
- risque de limiter le lancement à quelques fournisseurs spécialisés, voire le seul pratiquement désigné par le cahier des charges
- les prix seront en fonction de contraintes trop exagérées,
- si le cahier des charges est trop restrictif, la marge de négociation sera très limitée ou nulle.

b) Le contrat
- le fournisseur risque d'être finalement sélectionné par rapport à des critères abusifs plutôt que techniques et économiques,
- afin d'obtenir par exemple un délai de livraison exagéré, on peut parfois négliger d'autres clauses (conditions de paiement par exemple).

Un cahier des charges doit donc être rédigé suite à une réflexion de groupe et laisser la porte ouverte aux solutions parfois très pertinentes de la part de certains fournisseurs.

 

Tag(s) : #Organisation

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